Paris 1 - Panthéon Sorbonne

La demande

L’Université de Paris 1 Panthéon – Sorbonne possède deux intranets : l’un dédié au personnel de l’université et l’autre aux étudiants. Cela représente environ 4 200 utilisateurs pour le premier intranet et plus de 44 000 pour le second. En 2022, tous deux étaient vieillissants et pourtant très utilisés au quotidien : il était nécessaire de les retravailler en termes d’UX et d’UI.

L’équipe de l’université nous a alors contactés pour faire de la recherche utilisateurs, produire des maquettes et développer des composants pour la refonte qui sera réalisée en interne. Ici, nous allons surtout nous attarder sur la première phase, propre à Iris UX Lab.

Les méthodes UX retenues

Afin de guider la conception, il était important d’interroger les utilisateurs finaux de ces deux intranets. Pour cela, nous avons donc mis en place plusieurs méthodologies de recherche utilisateurs :

• un audit UX/UI,
• une analyse web,
• un questionnaire,
• des focus groups.

Les spécificités du projet

Les intranets en question offrent un accès à de nombreuses informations et fonctionnalités au personnel de l’université ainsi qu’aux étudiants : messagerie, agenda, actualités, contenu par filière ou métier, etc. Cela implique de nombreux enjeux pour la refonte envisagée. Elle doit permettre une utilisation plus fluide de ces outils vieillissants.

Notre intervention

Côté recherche utilisateurs, nous avons débuté par l’audit UX/UI des intranets existants. L’objectif était d’en repérer les atouts à conserver pour la phase de conception et, à l’inverse, les points de blocage à ne pas reproduire.

En complément, nous avons produit une web analyse. Elle a permis d’obtenir des statistiques précises quant à l’usage réel de l’intranet par les étudiants et le personnel. Par exemple, nous avons pu noter que l’usage de l’intranet professionnel était quasi exclusivement réalisé sur ordinateur : 95%. Chez les étudiants, cette part est plus faible puisqu’elle descend à 64% de navigation depuis un ordinateur.

De même, nous avons établi la liste des pages les plus consultées selon l’intranet. Nous en avons déduit que dans les deux cas, la page d’accueil devait être très bien pensée mais que d’autres pages clés n’étaient pas à négliger.

L’étape suivante a été la préparation et diffusion d’un questionnaire, via l’outil LimeSurvey, à la demande des clients. Celui-ci comportait des questions de filtrage, d’usages ou de ressentis, par exemple. Il a été diffusé auprès des deux cibles dans une newsletter, ce qui nous a permis d’obtenir 262 réponses de professionnels et 519 d’étudiants. Grâce aux informations récoltées, nous avons regroupé les différents profils en clusters, à partir desquels nous avons organisé trois focus groups avec 14 utilisateurs (6 membres du personnel et 8 étudiants).

Lors de ces focus groups, les échanges ont relevé des manquements sur les intranets existants : pas de plan du campus, pas de barre de recherche ou de notifications en cas d’annulation d’un cours, aucun guidage et certaines pages sont même vides, par exemple. La navigation semble également faire défaut : une étudiante a déclaré

“dès que je trouve une information, je la télécharge avec une capture d’écran de peur de ne pas la retrouver facilement”.

Du côté des enseignants-chercheurs, la problématique semble être la même. L’un d’entre eux a conclu :

“on perd pas mal de temps à chercher l’information”.

Les focus groups sont toujours une bonne occasion de récolter des retours d’expérience quant à l’usage des interfaces.

Le livrable

Le livrable est, en réalité, constitué de plusieurs choses. Nous avons dans un premier temps livré des préconisations UX/UI suite à l’audit. Nous avons ensuite défini les personas des utilisateurs des intranets de l’Université de Paris 1 Panthéon – Sorbonne. Enfin, nous avons livré un compte-rendu détaillé des différents focus groups, en fonction desquels nous avons fait des recoupements. Cela a permis de constituer une base de connaissances utilisateurs solide pour débuter la phase de conception.

Découvrez la suite du projet dans notre étude de cas dédiée.